„KROK PO KROKU” - przewodnik dla studentów Programu Erasmus +

PRZED WYJAZDEM

KROK I
PRZYSTPIENIE DO NABORU REKRUTACYJNEGO

Należy zapoznać się z dostępnymi informacjami dot. Programu Erasmus (krok po kroku, regulamin wyjazdów, uczelnie partnerskie, dokumenty do pobrania).

Świadomie wybrać uczelnię partnerską, w której student chciałby podjąć studia (wybór do trzech uczelni – jedna priorytetowa i dwie rezerwowe).

Zgłosić swoją kandydaturę na wyjazd w Biurze Programu  Erasmus składając następujące dokumenty:

• wypełniony komputerowo formularz zgłoszeniowy
• podpisane przez Dziekanat zaświadczenie o średniej ocen
• oświadczenie dot. wcześniejszych wyjazdów w ramach ERASMUS
• oświadczenie RODO
  
  oraz jeśli dotyczy
• dokument zwalniający z egzaminu językowego
• dokument potwierdzający działalność społeczną
• zaświadczenie o pobieraniu stypendium socjalnym

KROK II
KWALIFIKACJA NA WYJAZD NA STUDIA

W celu przeprowadzenia kwalifikacji,  Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą powołuje Komisję Kwalifikacyjną, w której skład wchodzą:

• Koordynator Uczelniany Programu Erasmus+
• Dziekani Wydziałów
• Przedstawiciel studentów

Po zakończonym procesie rekrutacyjnym Komisja Kwalifikacyjna Erasmus+ przygotuje listę główną studentów zakwalifikowanych do wyjazdu. 

Na podstawie protokołu Komisji wszyscy studenci, biorący udział w rekrutacji zostaną poinformowani pocztą elektroniczną o wynikach rekrutacji.  

Od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej przysługuje odwołanie do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą składane w Biurze Prorektora (Rektorat, pokój nr 2/3) w terminie 7 dni kalendarzowych od uzyskania  informacji  drogą  elektroniczną. Decyzja Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą jest ostateczna.

KROK III
NOMINACJA STUDENTA DO UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ

Nominacja to oficjalne powiadomienie uczelni przyjmujacej o przyjeździe studenta. Nominacji dokonuje biuro Erasmus AWF.

KROK IV
APLIKACJA STUDENTA DO UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ

Student po nominacji jest zobowiązany do sprawdzenia na stronie uczelni partnerskiej bądź bezpośrednio u koordynatora programu Erasmus uczelni partnerskiej wszelkich dostępnych informacji dotyczących organizacji pobytu w ramach Programu Erasmus (procedura aplikacyjna, terminy zgłoszeń, oferta programowa, zakwaterowanie, rozkład roku akademickiego itp.).

Przygotowanie dokumentów dla uczelni partnerskiej:

Application Form (Formularz zgłoszeniowy)
Każda uczelnia partnerska posiada swój formularz zgłoszeniowy dla studentów zagranicznych. Dokument ten można znaleźć na stronie uczelni przyjmującej lub w  Biurze Erasmus AWF we Wrocławiu. Formularz powinien zostać wypełniony komputerowo lub on-line. Uczelnia partnerska określa ściśle daty przyjęcia formularzy. Jeżeli zostanie przez studenta przygotowana po terminie może nie zostać przyjęta.

Learning agreement for studies (Porozumienie o programie zajęć) – część “ BEFORE THE MOBILITY”

Learning agreement for studies to umowa między studentem, uczelnią macierzystą i uczelnią przyjmującą (partnerską), określająca program zajęć, w jakich student ma uczestniczyć w uczelni partnerskiej oraz liczbę punktów ECTS, jaka będzie przyznana za ich zaliczenie. Porozumienie jest podstawą uznania okresu studiów odbytego w zagranicznej uczelni. Dokument ten musi zostać podpisany przez wszystkie trzy strony przed wyjazdem studenta, a jego kopię powinna otrzymać każda ze stron.

Pełne zrealizowanie uzgodnionego programu studiów gwarantuje automatyczne zaliczenie studiów/ zajęć przez AWF we Wrocławiu.

Przygotowując Porozumienie o programie studiów należy starać się, aby jak najlepiej odpowiadał on programowi AWF we Wrocławiu. Nie należy sugerować się nazwami przedmiotów oferowanych przez uczelnie. Porównywać należy zakładane efekty kształcenia, które można uzyskać realizując dane programy. Jednak, z powodu różnic w programie oraz w harmonogramie studiów, pewne zmiany są nieuniknione. Z tego względu zakwalifikowani na wyjazd studenci powinni uzyskać u odpowiedniego prodziekana danego wydziału zgodę na Indywidualny Plan Studiów.

Inne
Student jest zobowiązany do przygotowania wszystkich dokumentów wskazanych przez daną uczelnię partnerską, może to być również ksero paszportu, wypis z toku studiów, certyfikat językowy, kopia ubezpieczania

Student zobowiązany jest dostarczyć do Biura Erasmus oryginały dokumentów oraz ich kserokopie w określonym czasie.

KROK V
POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA NA STUDIA

Potwierdzenie przyjęcia na studia wystawione przez uczelnię partnerską umożliwia podjęcie dalszych kroków związanych z wyjazdem. Student powinen otrzymać od uczelni przyjmującej dokumenty:

• potwierdzenie przyjęcia na studia w ramach Programu Erasmus + (Letter of Acceptance)
• podpisany Learning agreement 

Uwaga: Jeżeli uczelnia przyjmująca zwleka z odesłaniem podpisanego Learning Agreement for Studies, student powinien się o nie upomnieć!

KROK VI
FORMALNOŚCI PRZED WYJAZDEM

Ubezpieczenie zdrowotne
Student wyjeżdżający w ramach programu Erasmus + zobowiązany jest do ubezpieczenia się od kosztów leczenia oraz następstw nieszczęśliwych wypadków. Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ na prośbę i podanie studenta oraz na podstawie zaświadczenia od koordynatora AWF we Wrocławiu.

Ubezpieczenie zdrowotne nie jest tożsame z ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków, które jest wykupywane w dobrowolnym towarzystwie ubezpieczeniowym (np. karta Euro 26, Planeta Młodych, ISIC).

Osobiste konto bankowe 
Dofinansowanie programu Erasmus+ wypłacane jest w walucie EUR przelewem na konto wskazane przez studenta (formularz danych bankowych).
Wypłata stypendium realizowana jest po podpisaniu umowy między studentem a AWF we Wrocławiu. Student otrzymuje stypendium co najmniej dwóch ratach (najczęściej to pierwsza rata w wysokości 80% stypendium i II rata 20% po rozliczeniu się z wyjazdu na studia)

Umowa finansowa określa prawa i obowiązki stron (uczelni wysyłającej i studenta), termin pobytu oraz wysokość i sposób wypłaty dofinansowania.
Umowa zobowiązuje studenta m.in. do:

• odbycia studiów w deklarowanym okresie i zrealizowania uzgodnionego programu studiów
• do niezwłocznego zawiadomienia o wszelkich planowanych zmianach, np. zmianie terminu pobytu, programu studiów
• dostarczenia Wykazu zaliczeń i odpowiedniej części Learning Agreement for Studies (After the Mobility) oraz potwierdzenia terminu pobytu za granicą
• wypełnienia ankiety online dotyczącej okresu studiów za granicą
• nieubiegania się o inne stypendium finansowane z funduszy Komisji Europejskiej na ten sam okres pobytu
• ubezpieczenia się studenta na okres studiów za granicą
• wypełnienia testu językowego online przed i po wyjeździe, jeżeli dotyczy.

Swoim podpisem student potwierdza również przyjęcie do wiadomości faktu, że stypendium pokrywa jedynie różnicę w kosztach utrzymania w kraju i za granicą.
Student podpisuje umowę finansową osobiście, w Biurze Erasmus, w obecności pracownika biura. 

Karta studenta ERASMUSA
Karta studenta ERASMUSA to wykaz podstawowych praw i obowiązków studentów wyjeżdżających w ramach Erasmusa. Należy zapoznać się z jej treścią, przestrzegać nałożonych obowiązków i domagać się przysługujących praw. Dostępna w sekcji „Dokumenty do pobrania”

Wsparcie językowe OLS
Online Linguistic Support (OLS) jest darmową platformą internetową do nauki języków zaprojektowaną z myślą o uczestnikach Erasmus+. OLS oferuje internetowe testy biegłości językowej oraz kursy językowe. Udział w teście biegłości językowej Erasmus+ OLS jest obowiązkowy dla wszystkich uczestników mobilności w programie Erasmus+ wyjeżdżających. 

W TRAKCIE WYJAZDU

KROK VII
POBYT W UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ

Legalizacja pobytu
Obywatele Polski nie potrzebują wiz przy wyjazdach do państw Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Należy jednak pamiętać, że na pobyt dłuższy niż 3 miesiące konieczne może być uzyskanie stosownego zezwolenia, a w przypadku niektórych państw formalności trzeba będzie załatwić jeszcze przed wyjazdem. Każdy kraj posiada własne przepisy i wymagania, dotyczące legalizacji pobytu.
Student przed wyjazdem powinien dokładnie sprawdzić przepisy określające legalizację pobytu w kraju, do którego wyjeżdża.

Confirmation of arrival (Potwierdzenie przyjazdu)
Jest to dokument, na którym uczelnia przyjmująca potwierdza daty pobytu studenta na stypendium. Bezzwłocznie po przyjeździe należy uzyskać w biurze Programu ERASMUS uczelni przyjmującej potwierdzenie daty przyjazdu i przesłać formularz drogą elektroniczną.

Zmiany do Learning agreement for studies – część “DURING THE MOBILITY”
W przypadku zaistnienia w programie studiów na uczelni przyjmującej jakichkolwiek zmian mogących mieć wpływ na wypełnienie przez studenta zobowiązań wynikających z obowiązującego Learning Agreement, student musi niezwłocznie:

• Skontaktować się drogą elektroniczna z Koordynatorem Wydziałowym podając informację o proponowanych zmianach do Learning Agreement – kursach, które będą uzuwane lub dodawane. Przygotować nowy Indywidualny Plan Studiów.
• Na podstawie otrzymanych drogą elektroniczną informacji Koordynator Wydziałowy podejmuje decyzję o zatwierdzeniu zmian oraz o ewentualnych zmianach w różnicach w standardach kształcenia.
• Po zatwierdzeniu zmian wypełnić część DURING THE MOBILITY wprowadzając odpowiednie zmiany poprzez wypisanie kursów usuwanych i dodawanych.
• Zmiany do Learning Agreement przesłać pocztą elektroniczną do Koordynatora Wydziałowego oraz do Biura Erasmus. Dokumenty powinny być podpisane przez studenta oraz uczelnię przyjmującą.

Zaniedbanie aktualizacji Learning Agrement for studies może skutkować brakiem uznania okresu studiów po powrocie do uczelni macierzystej a w skrajnych przypadkach - koniecznością zwrotu otrzymanego stypendium.

Skrócenie pobytu
Jeżeli student zaliczył zajęcia, które były ustalone w Porozumieniu o programie zajęć (Learning Agreement), może skrócić pobyt za granicą. Student musi jednak być pewny, że ma wymagane zaliczenia i egzaminy, a tym samym spełnił warunki umowy z uczelnią dotyczącą programu dydaktycznego (jest to bardzo ważne ze względu na zaliczenie okresu studiów przez AWF we Wrocławiu). Skrócenie pobytu może wiązać się z koniecznością zwrotu części stypendium, gdyż stypendium można otrzymać tylko za taki okres, jaki rzeczywiście spędziło się w uczelni partnerskiej.

Przedłużenie pobytu
Przedłużenie pobytu w uczelni partnerskiej w ramach programu Erasmus jest możliwe tylko w obrębie jednego roku akademickiego. Aby przedłużyć pobyt o kolejny semestr w ramach jednego roku akademickiego należy uzyskać zgodę uczelni partnerskiej i macierzystej, uzgodnić Learning Agrement for studies na kolejny okres i podpisać stosowny aneks do umowy.

Studenci przedłużający pobyt na drugi semestr mogą, ale nie muszą otrzymać dodatkowe dofinansowanie.

PO POWROCIE

KROK VIII
POWRÓT 

Po ukończeniu okresu studiów student otrzymuje od uczelni przyjmującej dokumenty:

• Transcript of records (Wykaz zaliczeń )
  Jest to wykaz wszystkich przedmiotów/zajęć, w których student uczestniczył w uczelni zagranicznej wraz z uzyskaną liczbą punktów ECTS oraz ocenami przyznanymi zgodnie ze skalą stosowaną w danej uczelni, a także zgodnie ze skalą ECTS.

Wykaz zaliczeń jest dokumentem, na podstawie którego uczelnia macierzysta decyduje po powrocie studenta o zaliczeniu poszczególnych przedmiotów i przepisaniu ocen uzyskanych z egzaminów, a w konsekwencji - o zaliczeniu okresu studiów.

• Potwierdzenie terminu pobytu (Letter of confirmation)
  Dokument, który wypełnia uczelnia zagraniczna, potwierdzający daty rozpoczęcia i zakończenia stypendium.

Oryginały dokumentów wraz z kserokopią należy donieść koordynatorowi programu w ciągu 30 dni od dnia zakończenia stypendium.

KROK IX
UZNANIE STUDIÓW REALIZOWANYCH W UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ

W oparciu o wyżej wspomniane dokumenty student przygotowuje:

• KARTĘ ZALICZEŃ
  Jest to lista przedmiotów/zajęć z programu kształcenia na AWF we Wrocławiu i przypisane im odpowiedniki/równoważniki przedmiotów/zajęć z programu kształcenia w uczelni partnerskiej. Dokument określa ewentualne różnice w standardach nauczania, które student będzie musiał zaliczyć po powrocie na uczelnię macierzystą.
• Learning agreement for studies – część “AFTER THE MOBILITY”
  
• Ankietę studenta ERASMUSa
  Po powrocie z instytucji przyjmującej student jest zobowiązany wypełnić Ankietę Stypendysty Erasmusa. Wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. Ankieta wypełniana jest on-line - dostęp do ankiety wyłącznie za pośrednictwem Mobility Tool (MT), administrowanego przez KE. Do stypendysty jest wysyłana automatyczna wiadomość z linkiem do formularza ankiety on-line.

Przedmioty zaliczone za granicą pokrywające się z programu na uczelni macierzystej stanowić będą podstawę do uzyskania zaliczenia. Przedmioty wykraczające poza program opuszczonego semestru zostaną zaliczone do indywidualnego programu.

Za uznanie efektów kształcenia jest odpowiedzialny tylko i wyłacznie Koordynator Wydziałowy. 

Wszytkie dokumenty (otrzymane z uczelni przyjmującej oraz przygotowane dla Koorrdynatora Wydziałowego) dostarczamy do Biura Erasmus w trybie niezwłocznym!

POWODZENIA ;-)